中小企業(yè)如何用好政策提升競爭力
2024年08月13日 09:54 來源:中國政府采購雜志 【打印】
本文以助力中小企業(yè)提升政府采購競爭力為出發(fā)點,對中小企業(yè)參與政府采購活動中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點事項展開探討,以期進一步發(fā)揮政府采購政策功能,助力中小企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,增強經(jīng)濟活力。
一、中小企業(yè)政府采購扶持政策梳理
當前,我國明確運用政府采購工具支持中小企業(yè)發(fā)展的法律是《中華人民共和國中小企業(yè)促進法》。在該法第六章第四十條中,具體規(guī)定了政府采購領(lǐng)域扶持中小企業(yè)發(fā)展的各項措施。根據(jù)該法和《中華人民共和國政府采購法》(以下簡稱《政府采購法》)等法律法規(guī),國家有關(guān)部門制定了《政府采購促進中小企業(yè)發(fā)展管理辦法》(以下簡稱《管理辦法》)。《管理辦法》從2021年1月1日起開始施行,是目前最直接的、相對全面的政府采購扶持中小企業(yè)文件。在《管理辦法》施行的前后,國務(wù)院以及國家有關(guān)部門還先后出臺了《關(guān)于促進中小企業(yè)健康發(fā)展的指導(dǎo)意見》《保障中小企業(yè)款項支付條例》《關(guān)于加強財稅支持政策落實 促進中小企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的通知》等一系列法規(guī)和規(guī)范性文件,其中均涉及中小企業(yè)參與政府采購的內(nèi)容。上述政策文件共同構(gòu)成了我國現(xiàn)行的政府采購扶持中小企業(yè)政策體系,其要點歸納見表1。

二、中小企業(yè)在參與政府采購活動中面臨的問題
盡管目前我國的中小企業(yè)采購政策環(huán)境已大為改善,但在實踐中,中小企業(yè)在政府采購活動中的參與率和成功率仍不盡如人意,主要原因表現(xiàn)在以下幾個方面。
(一)中小企業(yè)對政府采購政策不夠了解
我國《政府采購法》施行已逾20年,但面向供應(yīng)商的政府采購知識普及和政策宣傳工作依然有較大提升空間。從政府部門看,目前面向中小企業(yè)的政府采購咨詢和服務(wù)基本處于空白狀態(tài)。囿于政府采購監(jiān)管部門的“三定”現(xiàn)狀,當前客觀上沒有條件開展面向供應(yīng)商的咨詢和服務(wù)。從社會第三方機構(gòu)看,目前,采購代理機構(gòu)對于供應(yīng)商的服務(wù)基本限于賬號注冊、軟件使用等操作層面的指導(dǎo),缺少系統(tǒng)化、全流程的政府采購輔導(dǎo)和培訓(xùn)。從中小企業(yè)自身看,企業(yè)經(jīng)營者普遍缺乏政府采購知識,大多數(shù)中小企業(yè)長期游離于政府采購活動之外。
(二)中小企業(yè)政府采購競標能力存在短板
一是政府采購信息收集、整理能力存在短板。絕大多數(shù)中小企業(yè)無法全面、及時地獲取政府采購信息,也缺少對以往有價值信息的挖掘、整理能力。
二是與采購人的溝通、協(xié)調(diào)能力存在短板。相當數(shù)量的中小企業(yè)對采購活動的溝通存在錯誤認識,不知道如何合理、正確地與采購人有效溝通。
三是標書制作能力存在短板。不知如何突出自身的特長,相關(guān)方案的針對性不強,同時細致程度不夠,標書的完整性、準確性有欠缺。
(三)中小企業(yè)政府采購合同管理水平有待提高
一是在合同擬制環(huán)節(jié),缺少整體地、全面地審查合同的意識,導(dǎo)致在合同條款中對自身的權(quán)益保護不足、對相關(guān)的責(zé)任劃分不清。
二是在合同履約環(huán)節(jié),常暴露出內(nèi)部管理脫節(jié)的問題,在合同細節(jié)的執(zhí)行上有瑕疵,造成與采購人的爭議和糾紛。
三是在合同付款環(huán)節(jié),不熟悉行政事業(yè)單位的付款規(guī)則,提供的付款資料不完整、不及時;同時,對于政府采購合同融資、電子保函等金融工具缺乏必要的了解。
四是在檔案管理環(huán)節(jié),缺少完整、長期保存資料的意識,對合同附屬的響應(yīng)文件、成交通知書、付款單據(jù)、發(fā)票、補充協(xié)議等資料未能妥善保管。
(四)中小企業(yè)政府采購權(quán)益保護意識和能力不足
一是對詢問、質(zhì)疑和投訴等政府采購權(quán)益保護手段了解不足,不能充分利用上述手段維護自身的合法權(quán)益。
二是缺少證據(jù)意識、法律意識,不知如何合理地舉證和證明證據(jù)來源,進而導(dǎo)致相關(guān)事項無法查證。
三是部分中小企業(yè)有濫用質(zhì)疑、投訴權(quán)利的現(xiàn)象,既干擾正常的政府采購活動,也給濫用者自身帶來違法風(fēng)險。
三、對中小企業(yè)提升參與政府采購競爭力的建議
通過上文分析,可以看出中小企業(yè)目前在參與政府采購活動中遇到的“瓶頸”,主要原因還在于中小企業(yè)自身經(jīng)營和管理水平有所欠缺。中小企業(yè)要想在參與政府采購活動中有所收益,就必須“苦練內(nèi)功”,通過增強自身的政府采購競爭力,來贏得廣闊的商機。現(xiàn)歸納總結(jié)下列中小企業(yè)參與政府采購活動的策略和技巧,供中小企業(yè)供應(yīng)商參考。
(一)在競標準備方面
1.加強對政府采購的認識和籌劃
一是加強對《政府采購法》等法律法規(guī)和政策文件的學(xué)習(xí),深入了解政府采購的基本原則、程序和規(guī)定,關(guān)注政府采購監(jiān)管部門發(fā)布的政策解讀和指南,及時了解最新政策動態(tài)。
二是積極參加正規(guī)組織舉辦的政府采購培訓(xùn)班、研討會,借助專家和行業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)驗,系統(tǒng)學(xué)習(xí)政府采購的操作流程、標準和技巧。
三是廣泛開展市場調(diào)研,了解政府采購市場的需求、趨勢和競爭情況,積極參與行業(yè)協(xié)會活動,分享經(jīng)驗、學(xué)習(xí)借鑒,拓展政府采購商機和合作伙伴。
2.做好相關(guān)信息的收集和整理
一是密切關(guān)注政府采購的官方發(fā)布渠道,如中國政府采購網(wǎng)及其分網(wǎng),可設(shè)置網(wǎng)頁關(guān)鍵詞提醒,確保不錯過任何重要的采購信息。
二是通過網(wǎng)絡(luò)收集采購人和以往采購項目的資料,盡可能熟悉采購人情況及其采購習(xí)慣,為參與采購活動做好準備。
三是建立有效的政府采購信息管理機制,對收集到的信息進行分類、整理和存檔,提升快速響應(yīng)能力。
3.掌握采購文件分析方法
一是首先判斷采購項目是否適合本企業(yè)。由于政府采購“贏家全得”的特性,適合中小企業(yè)的策略應(yīng)是集中資源爭取在優(yōu)勢項目上有所突破。如通過閱讀采購文件發(fā)現(xiàn)項目不合適,應(yīng)果斷放棄項目,把資源放在更有優(yōu)勢的項目上。
二是重點閱讀和分析采購文件中的采購需求、評審方法等核心內(nèi)容,建議組織技術(shù)、供應(yīng)、財務(wù)等崗位人員共同閱讀、共同分析;對于評審方法,可進行模擬打分,做到心中有數(shù)。
三是結(jié)合采購文件做好競爭格局分析。應(yīng)根據(jù)對本行業(yè)的了解,結(jié)合采購文件的資格條件,評估可能有哪些競爭對手,并分析其以往的競標信息、報價特點,以制定合理的競標策略。
(二)在編制標書方面
1.以項目管理的思維組織標書編寫
一是倒推時間。應(yīng)根據(jù)不同的采購方式制定不同的時間表。為應(yīng)對可能出現(xiàn)的不確定因素,建議在提交標書截止日期的前1至2日內(nèi)完成標書編制。
二是確定資源。統(tǒng)籌調(diào)度人員、設(shè)備、經(jīng)費、資料、數(shù)據(jù)等標書編制所需資源,同時可考慮將版面設(shè)計、圖表制作、標書印制等工作適當外包。
三是保證質(zhì)量。編制的技術(shù)方案、商務(wù)方案要有針對性、有特色,能夠突出本企業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)的特點;在定稿環(huán)節(jié)建議采用交叉檢查的方法,將標書的差錯控制在最小程度。
2.注重報價策略和實質(zhì)性響應(yīng)
一是合理報價。報價既不能超過采購文件公布的預(yù)算,也不要低于成本。應(yīng)結(jié)合自身的技術(shù)和服務(wù)方案進行報價,如果技術(shù)和服務(wù)方案較有優(yōu)勢,可適當提高報價,如項目競爭較激烈,應(yīng)適當降低報價。
二是作好實質(zhì)性響應(yīng)。其訣竅是“要求什么,提供什么”,即針對采購文件的技術(shù)需求和商務(wù)需求,逐條逐項逐一作出響應(yīng)。對于“*”號條款,要確保正偏離或完全響應(yīng)。
3.熟悉評審的基本流程
一是在提交投標文件環(huán)節(jié),牢記三個關(guān)鍵詞:時間、地點、密封。即按照規(guī)定的時間和地點遞交投標文件,如果是網(wǎng)上電子招標投標,應(yīng)適當提前上傳投標文件,避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)擁堵等突發(fā)情況,同時要注意按照要求密封。
二是在開標及唱標環(huán)節(jié),應(yīng)注意遵守開標現(xiàn)場的紀律,同時可記錄參加該項目的供應(yīng)商名單以及其報價。
三是妥善應(yīng)對現(xiàn)場詢問。在評審現(xiàn)場,評審小組可以對標書中未能表述清楚的事宜進行詢問,供應(yīng)商也有作出澄清的義務(wù)。在澄清時,既要實事求是、有理有據(jù),又要盡最大可能爭取評審小組的理解和支持。
四是合理進行二次報價。在競爭性磋商和競爭性談判中,有二次報價環(huán)節(jié),建議根據(jù)現(xiàn)場情況,如究竟有幾家供應(yīng)商參加二次報價,再結(jié)合自身的成本和預(yù)估利潤,報出有競爭力的價格。
(三)在合同管理方面
1.認真審核政府采購合同
一是形式審核。主要是看合同的組成部分是否完整;合同的蓋章是否正確,是否要求加蓋騎縫章;簽字和日期處書寫是否規(guī)范,是否出現(xiàn)無權(quán)限人員代為簽字的情況。
二是法律審核。主要看合同的條款是否合法,是否與國家強制性規(guī)定沖突,合同正文約定的內(nèi)容是否與招標文件、投標文件的表述沖突;合同對雙方權(quán)利義務(wù)的規(guī)定是否明確,涉及違約責(zé)任、賠償損失等方面的約定是否公平;所使用的術(shù)語是否規(guī)范等。
三是表述審核。主要看合同的表述是否嚴謹、準確。如某些合同中會出現(xiàn)“處罰”字樣,而實際上應(yīng)是約定對方違約時如何承擔(dān)違約責(zé)任;再如有些合同會出現(xiàn)“不得”“禁止”等措詞,實際上應(yīng)是“下述行為屬于違約行為”。同時,涉及的數(shù)據(jù)、金額等要進行復(fù)核,確保準確。
2.了解采購人的驗收規(guī)則
一是及時提出驗收申請。在合同達到驗收條件時,應(yīng)主動提出驗收申請,與采購人共同做好驗收準備,迎接驗收。
二是配合做好驗收。通常,工程類項目驗收包括施工內(nèi)容、施工用料、施工進程、施工工藝、質(zhì)量安全等內(nèi)容;貨物類項目驗收包括到貨檢驗、安裝調(diào)試檢驗及配套服務(wù)檢驗等內(nèi)容;服務(wù)類項目驗收包括服務(wù)對象覆蓋面、服務(wù)事項滿意度、服務(wù)承諾實現(xiàn)程度等內(nèi)容。應(yīng)根據(jù)項目類型和特點,提前準備相關(guān)資料,配合采購人做好驗收。
三是整理和保管驗收資料。驗收資料一般一式兩份,分別交由采購人和供應(yīng)商保管。供應(yīng)商留存部分應(yīng)妥善保管,相關(guān)驗收憑據(jù)是付款的重要依據(jù)和合同履約的重要證明。
3.學(xué)會運用金融工具降低成本
一是了解政府采購合同融資的方法。政府采購合同融資是以采購合同為應(yīng)收賬款憑證,以財政資金的預(yù)期支付為信用,向供應(yīng)商提供貸款,其利率也較為優(yōu)惠。目前推出的產(chǎn)品有“政采貸”“中標貸”“合同貸”等,在各地政府采購網(wǎng)站上都有操作說明和聯(lián)系方式,對于中小企業(yè)供應(yīng)商來說是一條可行的融資渠道。
二是了解電子保函的使用。目前,部分采購項目需要繳納履約保證金、質(zhì)量保證金。而電子保函不占用供應(yīng)商的資金,在到期后自動失效,無需專門辦理退還手續(xù)。對于中小企業(yè)來說,是一項比較方便、經(jīng)濟的選擇。
(四)在權(quán)益保護方面
1.了解詢問、質(zhì)疑和投訴之間的區(qū)別和聯(lián)系
一是了解詢問的概念。詢問用于解決供應(yīng)商在政府采購活動中所產(chǎn)生的疑問。詢問可以采取口頭和書面的形式,在政府采購的任何階段都可以提出。詢問的范圍也沒有限制,但采購人的答復(fù)內(nèi)容不得涉及其他供應(yīng)商的商業(yè)秘密。
二是了解質(zhì)疑的概念。與僅是了解情況的詢問不同,質(zhì)疑是用于供應(yīng)商認為自身利益受到損害的一種救濟方式。可以對三項內(nèi)容進行質(zhì)疑,分別是采購文件、采購過程和中標(成交)結(jié)果。供應(yīng)商應(yīng)在知道或者應(yīng)知其權(quán)益受到損害之日起7個工作日內(nèi)質(zhì)疑,采購人也應(yīng)該收到質(zhì)疑后7個工作日內(nèi)作出答復(fù)。質(zhì)疑和答復(fù)質(zhì)疑均應(yīng)以書面形式進行。
三是了解投訴的概念。投訴是在質(zhì)疑之后進一步救濟供應(yīng)商權(quán)益的方式。如果供應(yīng)商對采購人對質(zhì)疑的答復(fù)不滿,可以在15個工作日內(nèi)向政府采購監(jiān)管部門投訴。投訴需提交投訴書和證明材料。政府采購監(jiān)管部門審核后,會在收到投訴后30個工作日內(nèi)對投訴事項作出處理。投訴事項成立的,會依情況作出重新開展采購活動、另行確定成交供應(yīng)商、撤銷合同等處理。
2.學(xué)習(xí)合規(guī)地提起質(zhì)疑和投訴
一是正確撰寫質(zhì)疑函和投訴書。建議使用成熟的模板撰寫質(zhì)疑函和投訴書,以保證格式正確、結(jié)構(gòu)完整。應(yīng)重點關(guān)注三點:質(zhì)疑或投訴事項、事實依據(jù)和法律依據(jù)、質(zhì)疑或投訴請求。上述內(nèi)容應(yīng)具體化,且前后有關(guān)聯(lián)性。此外,質(zhì)疑是投訴的法定前置環(huán)節(jié),且投訴事項不得超出質(zhì)疑事項的范圍。
二是了解提交質(zhì)疑和投訴的渠道。質(zhì)疑是向采購人及其委托的采購代理機構(gòu)提出,而投訴是向同級政府采購監(jiān)督管理部門提出。其具體的受理部門,一般就是采購文件上公布的采購人、采購代理機構(gòu)和采購監(jiān)管部門的聯(lián)系人。提交質(zhì)疑函或投訴書有三種方式:直接送達、郵寄送達、線上提交。
三是配合做好調(diào)查取證工作。質(zhì)疑或投訴是否成立的關(guān)鍵是證據(jù)是否確鑿。應(yīng)當由質(zhì)疑人或投訴人承擔(dān)舉證責(zé)任的事項,如果提供的證據(jù)不足,將被視為質(zhì)疑或投訴不成立。因此,應(yīng)如實、完整地向有關(guān)部門提供資料。
3.注意防范自身法律風(fēng)險
一是加強內(nèi)部管理和內(nèi)部控制。中小企業(yè)應(yīng)樹立健康發(fā)展的意識,增強法治觀念,加強內(nèi)部控制建設(shè)。特別是中小企業(yè)的人員流動性較強,應(yīng)加強員工的管理和教育,防范相關(guān)政府采購參與人員違規(guī)操作。
二是認真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)。《政府采購法》第七十七條和《中華人民共和國政府采購法實施條例》第七十二條對供應(yīng)商的違法行為進行了陳述式規(guī)定,主要情節(jié)包括:提供虛假材料;詆毀、排擠其他供應(yīng)商、惡意串通、行賄、未規(guī)范簽訂政府采購合同、轉(zhuǎn)包政府采購合同、提供假冒偽劣產(chǎn)品、擅自變更、中止或者終止政府采購合同等。出現(xiàn)上述違法行為,供應(yīng)商要承擔(dān)罰款、禁止參加政府采購活動、沒收非法所得、吊銷營業(yè)執(zhí)照,乃至依法追究刑事責(zé)任等法律責(zé)任。
三是杜絕非法證據(jù)。《政府采購質(zhì)疑和投訴辦法》援引了《中華人民共和國刑事訴訟法》中非法證據(jù)排除規(guī)則。如果投訴人使用非法證據(jù)進行投訴,不僅投訴將被駁回,而且將承擔(dān)一定的法律責(zé)任。例如,供應(yīng)商采用不正當手段從采購代理機構(gòu)或評審專家處取得應(yīng)保密的資料,即為非法證據(jù)。因此,在采用法律手段維護自身權(quán)益的同時切記不要越過“紅線”。
四、結(jié)語
在未來發(fā)展中,中小企業(yè)需要進一步加強對政府采購相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)與理解,提高競標能力和合同管理能力;同時加強內(nèi)部管理,防范法律風(fēng)險。總之,中小企業(yè)要想在政府采購市場中取得更大的成功,就必須不斷提升自身的綜合實力和市場競爭力。通過不斷學(xué)習(xí)和實踐,中小企業(yè)將能夠激發(fā)更大的活力,在政府采購市場中發(fā)揮更大的作用,為我國經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展作出更大的貢獻。
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